Datenschutz und Datensicherheit mit FP webmail

Bei unserer Kundenbetreuung nehmen der Datenschutz und die Datensicherheit höchste Priorität ein und sind zur Erfüllung unserer Dienstleistungen eine Grundvoraussetzung.

Als datenverarbeitendes Systemhaus und Postdienstleister (TÜV-zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2000 und zertifizierter Software-, Druck- und Versanddienstleister der Deutschen Post AG) und insbesondere als Dienstleister für den öffentlichen Sektor, d.h., für den Staat, werden an uns höchste Anforderungen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit gestellt.

So sind wir den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen uneingeschränkt verpflichtet nach § 5 BDSG durch Kontrollinstanzen des Bundesdatenschutzbeauftragten und des Datenschutzbeauftragten der Deutschen Post AG, dem Briefgeheimnis der Deutschen Post AG nach § 39 PostG sowie als Dienstleister für den öffentlichen Dienst der jeweiligen Stadt, Gemeinde oder Kommune, bspw. dem Wahlamt oder der Oberfinanzdirektion.

Unsere Erfahrungen im Umgang mit „sensiblen“ Daten basieren dabei auf über 10 Jahren Erfahrung aus der engen Zusammenarbeit mit Wirtschaftsunternehmen, Firmen, Verbände, Vereine und Institutionen der öffentlichen Hand. Anwendungen wie Postzustellungsaufträge (PZA/PZU), Postident-Verfahren, Wahlbenachrichtigungen, Lohnsteuerkarten, Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen, Inkassoschreiben,  Rechnungen und Mahnungen sind dazu nur einige Beispiele.

1. Personenbezogene Daten

Mit diesem Internetauftritt bieten wir Ihnen an dafür vorgesehenen Stellen die Möglichkeit der Kontaktaufnahme an. Die Bearbeitung Ihres Anliegens setzt die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch FP webmail voraus. Die hierbei übermittelten Daten werden nur für den Zweck verwendet, für den sie uns überlassen wurden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, außer Sie haben ausdrücklich Ihr Einverständnis dazu erklärt oder aber gesetzliche Vorschriften verpflichten uns dazu.

Im Übrigen gelten die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen und nachstehenden Verfahren:

2. online-Datenübertragung / Datensicherheit

Die Datenübertragung zum FP webmail-Produktionszentrum erfolgt online verschlüsselt und automatisiert. Ein Benutzereingriff in den Produktivbetrieb ist nicht möglich, die Daten sind für Mitarbeiter der Briefproduktion nicht einsehbar und nach den gesetzlichen Bestimmungen nach § 5 BDSG des Bundesdatenschutzgesetzes und dem Post- und Fernmeldegeheimnis nach § 39 PostG geschützt. Sämtliche übermittelten Briefdaten werden nach Produktionsabschluss und Übernahme der anonymisierten Daten in das Rechnungsprogramm sofort gelöscht. Adressen der Briefempfänger werden nur zeitlich begrenzt zur Erstellung der Briefe gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und sind vor unbefugtem Zugriff gesichert.

Für Datensicherheit sorgen Firewall, Viren-, Server- und Systemüberwachung, mehrmals tägliche vollautomatische Datensicherung auf getrennten Servern und nach Produktionsabschluss die Vernichtung der Einlieferungsdaten/Belege nach  § 5 BDSG. Der Zugang zu sicherheitsrelevanten Zonen erfolgt nur über personalisierte Mitarbeiter-Chipkarten. Wachschutz, Notstrom-, Warn- und Alarmanlagen, Videoüberwachung in den Gebäuden und FP webmail-Produktionszentren ergänzen unsere Sicherungsmaßnahmen und Vorgaben. 

Sämtliche übermittelte Daten werden nach Produktionsabschluss und Übernahme der anonymisierten Daten im FP webmail-Produktionszentrum gelöscht. Adressen der Briefempfänger werden nur zeitlich begrenzt zur Erstellung der Briefe gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und sind vor unbefugtem Zugriff gesichert. Bei Nutzung des Online-Services verbleiben die übermittelten Daten ausschließlich bis zur vereinbarten Rechnungslegung im Track&Trace-Rechnungsprogramm.

3. Datenschutzverpflichtungen und -bestimmungen

Der datenverarbeitende und produktionsausführende Dienstleister dieses Portals, die FP IAB - internet access GmbH, ist dem Datenschutz verpflichtet nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben und den gesetzlichen Bestimmungen nach § 5 BDSG durch Kontrollinstanzen des Bundesdatenschutzbeauftragten, des Datenschutzbeauftragten der Deutschen Post AG, dem Briefgeheimnis der Deutschen Post AG nach § 39 PostG und erfüllt ebenso die Datenschutzbedingungen des öffentlichen Dienstes, z. B. der Oberfinanzdirektion. Jeder Mitarbeiter der FP IAB - internet access GmbH ist gemäß § 5 BDSG uneingeschränkt auf die Einhaltung des Datengeheimnisses schriftlich verpflichtet. Ihm ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten, zu nutzen oder in irgendeiner Form fremden Personen zugänglich zu machen.

4. Verpflichtungserklärung zum Datenschutz nach § 1 des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (VerpflG) und nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der FP IAB - internet access GmbH.

Nach VerpflG (BGBl I vom 2. März 1974, 469, 547) in der jeweils gültigen Fassung

Gemäß § 1 VerpflG verpflichtet sich die iab - internet access GmbH im Rahmen ihres Auftrages der bestehenden Geschäftsbeziehungen und jeweils gestellten Aufgaben, ihre Obliegenheiten gewissenhaft zu erfüllen.

Der Verpflichteten ist der Inhalt der folgenden Strafvorschriften des Strafgesetzbuches bekannt:

Der Verpflichteten ist weiterhin bekannt, dass die vorgenannten Strafvorschriften aufgrund der Verpflichtung für sie anzuwenden sind. Nach  BDSG (BGBl I Nr. 3 vom 24. Januar 2003) in der jeweils gültigen Fassung. Gemäß § 5 BDSG verpflichtet sich die iab - internet access GmbH, das Datengeheimnis uneingeschränkt zu wahren. Der Verpflichteten ist bekannt, dass es untersagt ist, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen, und dass diese Verpflichtung auch nach Beendigung der Tätigkeit fortbesteht. Die FP IAB - internet access GmbH trifft daher die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Ausführung der Vorschriften des BDSG, insbesondere die in der Anlage zu diesem Gesetz genannten Anforderungen, zu gewährleisten. Die FP IAB - internet access GmbH versichert, dass ihre Mitarbeiter über den Inhalt der vorgenannten Bestimmungen unterrichtet sind und hat sich dies schriftlich bestätigen lassen.Über die oben genannten Verpflichtungen hinaus Gewährleistet die iab - internet access GmbH verbindlich, keinen Adresshandel zu betreiben und mit keinem Unternehmen des Direktmarketings oder deren Dachorganisationen diesbezüglich in Verbindung zu stehen.

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Hinweis

Mit Institutionen der öffentlichen Hand, der öffentlichen Sektoren, des öffentlichen Dienstes sowie Bereichen von Bund und Länder können auf Anfrage separate Datenschutz- und Zusatzvereinbarungen getroffen werden.

_{Aufgrund aktueller Gegebenheiten, wie z. B. bei einer Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes, werden wir falls nötig, diese Datenschutzerklärung aktualisieren.}